در دنیای تجارت، وصول به‌موقع مطالبات، شاهرگ حیاتی تداوم فعالیت و رونق کسب‌وکارها به شمار می‌آید. این امر به‌ویژه برای صاحبان کسب‌وکارهای کوچک که با چالش‌های متعددی دست‌به‌گریبان هستند از اهمیتی مضاعف برخوردار است.
در دنیای پرتلاطم تجارت، وصول به‌موقع مطالبات به‌مثابه ریسمانی است که تعادل و ثبات را در تاروپود کسب‌وکارها حفظ می‌کند. عدم دریافت مطالبات در سررسید مقرر می‌تواند به طور مستقیم بر جریان نقدینگی، سودآوری و حتی بقای کسب‌وکار اثرات منفی بگذارد.
اگر از اهمیت مطالعه این مقاله می‌پرسید باید گفت که باتوجه‌به دشواری‌های پیشروی صاحبان کسب‌وکارهای کوچک در مسیر وصول مطالبات، مطالعه این مقاله که به‌عنوان راهنمای عملی وصول مطالبات تدوین شده است، می‌تواند نقشی حیاتی در احقاق حقوق ایشان ایفا کند.
اهمیت وصول به‌موقع مطالبات چیست؟
حفظ جریان نقدینگی: کسب‌وکارهای کوچک برای ادامه فعالیت خود به جریان نقدینگی مناسب نیاز دارند. عدم دریافت مطالبات در موعد مقرر می‌تواند منجر به کمبود نقدینگی و بروز مشکلاتی در پرداخت حقوق و دستمزد کارکنان، خرید مواد اولیه و سایر هزینه‌های جاری کسب‌وکار شود.
افزایش سودآوری: وصول به‌موقع مطالبات به معنای افزایش سودآوری کسب‌وکار است؛ زیرا با دریافت به‌موقع پول خود می‌توانید از آن برای سرمایه‌گذاری در جهت رشد و توسعه کسب‌وکار خود استفاده کنید.
حفظ اعتبار و رتبه اعتباری: اگر به طور مرتب و به‌موقع مطالبات خود را از مشتریان وصول کنید، اعتبار و رتبه اعتباری شما در بازار افزایش خواهد یافت. این امر به شما کمک می‌کند تا در آینده با سهولت بیشتری وام و تسهیلات لازم برای کسب‌وکار خود را دریافت کنید.
گام‌های اساسی در فرایند وصول مطالبات چیست؟
شناسایی دقیق بدهکاران و مطالبات، بررسی اسناد و مدارک، تفکیک بدهکاران اصلی و فرعی و تعیین میزان و سررسید مطالبات، گام‌های اساسی در فرایند وصول مطالبات هستند. با انجام دقیق این مراحل می‌توانید شانس خود را برای وصول به‌موقع مطالباتتان از مشتریان افزایش دهید.
شناسایی بدهکاران و مطالبات
اولین قدم در فرایند وصول مطالبات، شناسایی دقیق بدهکاران و مطالبات است. در این مرحله باید اطلاعات کاملی از جمله نام و نام خانوادگی، آدرس، شماره تماس، مبلغ بدهی، تاریخ سررسید و سایر اطلاعات مرتبط به هر بدهکار را به طور دقیق و کامل جمع‌آوری کنید.
منابع اطلاعاتی که می‌توانید برای شناسایی بدهکاران از طریق آنها اقدام کنید عبارت‌اند از:
- دفاتر حسابداری: دفاتر حسابداری، منبعی مهم برای شناسایی بدهکاران و کسب اطلاعات مربوط به آنها هستند.
- فاکتورها: فاکتورهای فروش، اطلاعات کاملی از جمله نام مشتری، مبلغ بدهی و تاریخ سررسید بازیافت بدهی را ارائه می‌دهند.
- قراردادها: در قراردادهای منعقد شده با مشتریان، اطلاعات مربوط به تعهدات مالی طرفین و تاریخ سررسید پرداخت‌ها درج می‌شود.
- سیستم‌های نرم‌افزاری: بسیاری از نرم‌افزارهای حسابداری و CRM، امکاناتی برای مدیریت و پیگیری مطالبات را ارائه می‌دهند.
نکات مهمی که در شناسایی بدهکاران باید به آنها توجه داشت عبارت‌اند از:
- دقت و صحت اطلاعات: اطلاعات جمع‌آوری شده باید دقیق و صحیح باشد تا بتوان در فرایند وصول مطالبات به طور مؤثر گام برداشت.
- به‌روزرسانی اطلاعات: اطلاعات مربوط به بدهکاران و مطالبات باید به طور مرتب به‌روزرسانی شود.
بررسی اسناد و مدارک
پس از شناسایی بدهکاران باید اسناد و مدارک مربوط به هر بدهی به طور دقیق بررسی شود. این اسناد و مدارک شامل فاکتورها، قراردادها، چک‌ها، سفته‌ها و سایر اسناد و مدارک مرتبط با معامله است.
در بررسی اسناد و مدارک، این نکات را به‌خاطر داشته باشید:
- کامل‌بودن اسناد: کلیه اسناد و مدارک مربوط به هر بدهی باید جمع‌آوری و به‌دقت بررسی شود.
- اعتبار اسناد: اعتبار اسناد و مدارک باید مورد بررسی قرار گیرد تا از جعلی نبودن آنها اطمینان حاصل شود.
تفکیک بدهکاران اصلی و فرعی
در برخی موارد، ممکن است چندین نفر در قبال یک بدهی مسئول باشند. در چنین شرایطی باید بدهکاران اصلی و فرعی از هم تفکیک شوند. بدهکار اصلی، فردی است که مسئولیت اصلی پرداخت بدهی را بر عهده دارد. بدهکار فرعی، فردی است که به طور ضمانتی یا به‌عنوان وثیقه، مسئولیت پرداخت بدهی را در صورت عدم پرداخت توسط بدهکار اصلی بر عهده گرفته است.
بنابراین، تعهدات هر یک از طرفین معامله را به طور دقیق بررسی کنید تا مشخص شود چه کسی مسئولیت اصلی پرداخت بدهی را بر عهده دارد.
توانایی پرداخت هر یک از بدهکاران نیز باید مورد بررسی قرار گیرد تا در صورت نیاز از بدهکار اصلی و فرعی به طور هم‌زمان مطالبه شود.
تعیین میزان و سررسید مطالبات
در نهایت باید میزان دقیق و سررسید هر یک از مطالبات به طور دقیق تعیین شود. این امر به شما کمک می‌کند تا برنامه‌ریزی دقیقی برای وصول مطالبات خود داشته باشید.
در هنگام تعیین میزان و سررسید مطالبات مبلغ دقیق هر یک از مطالبات باید با احتساب سود و جریمه دیرکرد آن محاسبه شود.
تاریخ سررسید هر یک از مطالبات نیز باید به طور دقیق مشخص شود تا در صورت عدم پرداخت در موعد مقرر، بتوانید قانوناً اقدامات لازم را برای وصول مطالبات خود انجام دهید.
اخطاریه کتبی به بدهکار؛ سندی برای احقاق حقوق
در فرایند وصول مطالبات گاهی اوقات لازم است برای وادارکردن بدهکار به پرداخت بدهی از ابزارهای قانونی مانند اخطاریه کتبی استفاده کنید. اخطاریه کتبی، سندی رسمی است که به بدهکار ابلاغ می‌شود و در آن، جزئیات مربوط به بدهی، مبلغ و سررسید آن، و همچنین پیامدهای عدم پرداخت به‌موقع بدهی به طور واضح در آن ذکر می‌شود.
اخطاریه کتبی به‌منظور وصول مطالبات از طریق مراجع قانونی به بدهکار ارجاع می‌شود. این سند به طور رسمی بدهکار را از تعهدات و بدهی خودآگاه می‌کند و فرصتی برای پرداخت بدهی، قبل از اقدامات قانونی را به او خواهد داد.
محتوای اخطاریه کتبی
- مشخصات کامل بدهکار و طلبکار: نام و نام خانوادگی، آدرس و شماره تماس بدهکار و طلبکار باید به طور کامل در اخطاریه کتبی درج شوند.
- مبلغ و سررسید مطالبات: مبلغ دقیق بدهی و تاریخ سررسید پرداخت آن باید به طور واضح در اخطاریه ذکر گردد.
- تعیین زمان‌بندی بازپرداخت: در اخطاریه کتبی می‌توان به بدهکار فرصتی برای پرداخت بدهی خود در قالب یک زمان‌بندی مشخص (مانند پرداخت در 10 قسط ماهانه) را داد.
- اشاره به پیگیری‌های حقوقی: در اخطاریه کتبی باید به طور واضح ذکر شود که در صورت عدم پرداخت بدهی در موعد مقرر، طلبکار از طریق مراجع قانونی و قضایی اقدام به وصول مطالبات خود خواهد نمود.
- امضا و تاریخ: اخطاریه کتبی باید توسط طلبکار امضا شده و تاریخ دقیق داشته باشد.
نکات مهم در نگارش اخطاریه کتبی
توجه داشته باشید که اخطاریه کتبی باید به طور رسمی تنظیم شده باشد و از لحنی قاطع و حقوقی در آن نگارش استفاده شود. محتوای اخطاریه کتبی باید واضح و شفاف باشد و به‌گونه‌ای تنظیم شود که جای هیچ‌گونه ابهامی برای بدهکار باقی نگذارد.
همچنین می‌توانید مدارک و مستندات مربوط به بدهی؛ مانند کپی فاکتورها، قراردادها، چک‌ها و سفته‌ها را به پیوست اخطاریه کتبی به بدهکار ارائه دهید.
ابلاغ اخطاریه کتبی
پس از تنظیم دقیق و اصولی اخطاریه کتبی، نوبت به ابلاغ آن به بدهکار می‌رسد. ابلاغ صحیح و قانونی اخطاریه از اهمیت بالایی برخوردار است؛ زیرا در صورت عدم ابلاغ صحیح ممکن است در وصول مطالبات با چالش‌های جدی روبه‌رو شوید.
اخطاریه کتبی می‌تواند به طور حضوری و یا از طریق مراجع قانونی مانند دفاتر خدمات الکترونیک قضایی به بدهکار ابلاغ شود.
مذاکره با بدهکار
در فرایند وصول مطالبات، گاهی اوقات مذاکره با بدهکار می‌تواند راه‌حلی مؤثر برای حل مشکل و وصول مطالبات باشد. مذاکره، فرصتی برای گفتگوی دوطرفه و ارائه راه‌حل‌های خلاقانه برای حل مشکل بدهی است.
مراحل مذاکره با بدهکار
- آمادگی قبل از مذاکره
قبل از شروع مذاکره، اطلاعات کاملی از جمله مبلغ بدهی، تاریخ سررسید، شرایط و توانایی پرداخت بدهکار را جمع‌آوری کنید.
همچنین اهداف خود را از مذاکره به طور واضح مشخص نمایید. برای مثال ممکن است هدف شما دریافت کامل بدهی در کوتاه‌ترین زمان ممکن باشد یا ممکن است به دنبال راه‌حلی برای بازیافت بدهی به طور کامل و در اقساط چندماهه باشید. سپس با توجه به شرایط و اهداف خود، استراتژی مناسب برای مذاکره با بدهکار را انتخاب کنید.
- شروع مذاکره
فضایی مناسب برای مذاکره انتخاب که در آن هر دو طرف احساس راحتی و آرامش داشته باشند. هنگام ورود خودتان را معرفی کنید و به بدهکار خوشامد بگویید. سپس هدف خود از مذاکره را به طور کامل و واضح برای بدهکار بیان کنید.
- گفتگو و تبادل نظر
در این مرحله باید به‌دقت به دلایل بدهکار مبنی بر عدم به‌موقع بازپرداخت بدهی گوش دهید. به صحبت‌های بدهکار بادقت و صبر و حوصله گوش دهید. به او فرصت دهید تا دلایل خود را برای عدم پرداخت بدهی توضیح دهید.
سؤالات مناسب و سنجیده از بدهکار بپرسید تا اطلاعات بیشتری در مورد شرایط و چگونگی توانایی او برای پرداخت بدهی کسب کنید.
در صورت نیاز، برای رسیدن به توافق، انعطاف‌پذیری نشان دهید و با ارائه پیشنهادهای منعطف بازپرداخت سعی کنید مشکل را طوری که برای هر دو طرف مناسب باشد، حل نمایید. منظور این است که باتوجه‌به شرایط و توانایی بدهکار، پیشنهادهای منعطف برای بازپرداخت بدهی را ارائه دهید.
- توافق و جمع‌بندی
در صورت توافق با بدهکار، توافقات خود را به طور کتبی ثبت نمایید. قبل از ثبت توافق بهتر است از مشاوره یک وکیل یا متخصص حقوقی مجرب برای مذاکره با بدهکار و توافق صورت‌گرفته با او، استفاده کنید.
تماس با وکلا و مشاورین حقوقی موسسه حقوقی حقستان
برای دریافت مشاوره رایگان با مؤسسه حقوقی حقستان بر روی دکمه ی مشاوره رایگان کلیک کنید یا فرم درخواست مشاوره را پر کنید.
پیگیری حقوقی وصول مطالبات
در صورت عدم موفقیت در وصول مطالبات از طریق روش‌های مسالمت‌آمیز مانند مذاکره و اخطار کتبی، طلبکار می‌تواند با اتکا به ابزارهای قانونی و مراجع قانونی و قضایی جهت پیگیری حقوقی مطالبات خود اقدام کند. در ادامه به تشریح گام‌های اساسی و نکات حائز اهمیت در مسیر پیگیری حقوقی وصول مطالبات خواهیم پرداخت.
مراحل پیگیری حقوقی مطالبات به این صورت است:
- انتخاب مرجع صالح
شکایت به مراجع حل اختلاف: درصورتی‌که مبلغ بدهی کم‌تر از 20 میلیون تومان باشد می‌توانید برای پیگیری بازیافت بدهی خود به شوراهای حل اختلاف مراجعه کرد. مراجعه به شوراهای حل اختلاف به‌عنوان مرجعی تخصصی و با رویکرد صلح و سازش، راهگشای شما برای وصول مطاباتتان خواهد بود.
طرح دعوی در محاکم قضایی یا همان دادگاه عمومی حقوقی: درصورتی‌که مبلغ بدهی که طلب دارید بیش از 20 میلیون تومان باشد یا موضوع مشمول دعاوی غیرمالی مانند الزام به تنظیم سند رسمی باشد باید برای پیگیری حقوقی به دادگاه عمومی حقوقی مراجعه کنید.
مراجع و سامانه‌های مربوط به پیگیری حقوقی مطالبات عبارت‌اند از:
- شوراهای حل اختلاف
- دادگاه‌های عمومی حقوقی
- دادگاه‌های تجدیدنظر
- دیوان عالی کشور
- سامانه ثنا
- سامانه عدل ایران
- ارائه دادخواست
در ابتدا باید دادخواست خود را مبنی بر پیگیری حقوقی مطالبات خود ارائه دهید. برای این منظور شما به‌عنوان طلبکار باید با مراجعه به وکیل یا به‌صورت شخصی، دادخواستی تنظیم و به مرجع صالح تقدیم کنید.
هنگام ارائه دادخواست به مراجع صالح باید مدارک و مستندات مربوط به بدهی؛ مانند فاکتورها، قراردادها، چک‌ها و سفته‌ها به پیوست دادخواست به مراجع مربوطه ارائه شوند.
- رسیدگی به پرونده
پس از ارائه دادخواست پیگیری مطالبات، مرجع صالح با دعوت طرفین فرایند رسیدگی به پرونده را آغاز می‌کند. پس از ثبت دادخواست، طرفین پرنده توسط مرجع قانونی پیگیری به جلسه رسیدگی دعوت می‌شوند.
در جلسه رسیدگی، طرفین توضیحات و مدارک خود را به مقامات ارائه می‌کنند و در نهایت قاضی با بررسی مدارک و توضیحات ارائه شده توسط طرفین، رأی خود را صادر خواهد کرد.
- اجرای رأی
در نهایت پس از صدور حکم، رأی صادره به طرفین ابلاغ می‌شود. درصورتی‌که بدهکار در مهلت مقرر نسبت به پرداخت بدهی خود اقدام نکند، طلبکار می‌تواند با مراجعه به واحد اجرای احکام درخواست صدور اجرائیه کند.
با صدور اجرائیه، مراحل قانونی برای وصول مطالبات از طریق توقیف اموال و حساب‌های بدهکار انجام می‌گردد.
ارائه راهکارهای پیشگیرانه برای جلوگیری از بروز مشکل در وصول مطالبات
البته که پیشگیری همیشه بهتر از درمان است به همین منظور در راستای پیشگیری از بروز مشکل در وصول مطالبات بهتر است که اقدامات زیر را انجام دهید:
- انعقاد قراردادهای دقیق و محکم
- دریافت پیش‌پرداخت
- دریافت از چک و سفته
- دریافت ضمانت‌نامه بانکی
- ارسال اخطار کتبی قبل از اقدام حقوقی
بهترین تکنیک‌های وصول مطالبات
وصول به‌موقع مطالبات برای هر کسب‌وکاری از اهمیت بالایی برخوردار است. در این میان استفاده از تکنیک‌های صحیح و کارآمد می‌تواند نقش بسزایی در افزایش شانس وصول مطالبات داشته باشد. در ادامه به شرح 6 تکنیک از بهترین روش‌های وصول مطالبات خواهیم پرداخت:
- روش کاهش تعهدات
در این روش به‌جای فروش تماماً اعتباری، بخشی از مبلغ (معمولاً 50%) را به‌صورت نقدی دریافت کنید. این کار با کاهش تعهدات مشتری، وصول مطالبات را آسان‌تر می‌کند.
- تکنیک افزایش دفعات پرداخت
به‌جای دریافت یک چک با مبلغ بالا می‌توان آن را به چند چک با مبالغ کوچک‌تر و سررسیدهای کوتاه‌تر تقسیم کرد. این کار وصول مطالبات را در دفعات متعدد و با ریسک کم‌تر انجام می‌شود.
- تکنیک ازدست‌دادن اعتبار
به مشتریان گوشزد کنید که در صورت تأخیر در پرداخت، اعتبارشان از بین رفته و امکان همکاری اعتباری در آینده با آنها وجود نخواهد داشت. این روش انگیزه آنها برای پرداخت به‌موقع را افزایش خواهد داد.
- تکنیک ازدست‌دادن امتیازات
ارائه خدمات پس از فروش، گارانتی و سایر امتیازات را منوط به تعهدات مالی مشتریان کنید. این کار به‌عنوان اهرم فشاری برای پرداخت به‌موقع مطالبات عمل می‌کند.
- تکنیک تخفیف
به مشتریانی که بدهی‌های معوقه خود را در زمان تعیین شده پرداخت می‌کنند و قبل‌تر خوش‌حساب بوده‌اند، تخفیف بدهید. این کار انگیزه آنها برای تسویه‌حساب را افزایش می‌دهد.
- اعتمادبه‌نفس بالا در گفتن قیمت کالا
قیمت کالا را با اعتمادبه‌نفس و بدون تردید به مشتریان اعلام کنید. این کار اعتماد آنها را جلب کرده و احتمال پرداخت نقدی را بیشتر خواهد کرد.
در آخر…
وصول به‌موقع مطالبات، شاهرگ حیاتی تداوم فعالیت و رونق کسب‌وکارها به‌ویژه برای صاحبان کسب‌وکارهای کوچک است. در این مقاله به طور مفصل به گام‌های اساسی و نکات حائز اهمیت در مسیر وصول مطالبات از جمله شناسایی بدهکاران و مطالبات، بررسی اسناد و مدارک، تفکیک بدهکاران اصلی و فرعی، تعیین میزان و سررسید مطالبات، تنظیم اخطاریه کتبی، مذاکره با بدهکار، پیگیری حقوقی مطالبات و ارائه راهکارهای پیشگیرانه، پرداخته شد. امید است که مفید و کاربردی باشد.
در انتها به‌خاطر داشته باشید صبر و حوصله در فرایند وصول مطالبات از اهمیت بالایی برخوردار است. همچنین استفاده از مشاوره و کمک متخصصان حقوقی و وکیل وصول مطالبات می‌تواند در این مسیر راهگشا باشد.
علاوه بر این فراموش نکنید که پیشگیری از بروز مشکلات در وصول مطالبات با استفاده از روش‌های مناسب، همواره راه‌حلی کم‌هزینه‌تر و بهینه‌تر خواهد بود.
